Dicas para entregar mais declarações de IR sem aumentar a equipe
Todo contador sabe: o período de entrega do Imposto de Renda (IRPF) é uma verdadeira maratona. As demandas se multiplicam, o telefone não para, e o tempo parece correr mais rápido do que nunca.
Mas existe um desafio ainda maior por trás dessa correria: como aumentar o número de declarações entregues sem precisar contratar mais pessoas?
A boa notícia é que, com os processos certos e o uso inteligente da tecnologia, é totalmente possível aumentar a produtividade do seu escritório contábil, mantendo a qualidade do atendimento e sem sobrecarregar a equipe.
Neste artigo, a Confere Leão reuniu as melhores dicas práticas e estratégias reais para você entregar mais declarações de IR, otimizar o tempo de trabalho e transformar a alta demanda em lucro, sem precisar ampliar o quadro de colaboradores.
1. Padronize o processo de atendimento
O primeiro passo para escalar o número de declarações sem aumentar a equipe é padronizar o processo de atendimento.
Quando cada cliente é atendido de uma forma diferente, os retrabalhos se multiplicam e o tempo se perde em detalhes. Por isso, é essencial criar um fluxo de atendimento unificado, que envolva:
- Um formulário digital para coleta de informações e documentos;
- Um checklist de documentos obrigatórios (como informes de rendimentos, extratos bancários, recibos médicos, etc.);
- Um sistema de controle de status para cada cliente (em análise, aguardando documentos, em conferência, finalizada).
Essa padronização reduz gargalos, facilita a delegação de tarefas e permite que qualquer membro da equipe saiba exatamente em que etapa cada declaração se encontra.
Com um fluxo bem estruturado, o escritório ganha agilidade e evita erros que poderiam consumir horas preciosas de retrabalho.
2. Use a declaração pré-preenchida da Receita Federal
A declaração pré-preenchida é uma das maiores aliadas de quem quer ganhar produtividade no IRPF.
Esse recurso permite importar automaticamente dados já informados à Receita Federal, como rendimentos, despesas médicas, planos de saúde e aplicações financeiras.
Ou seja: Em vez de digitar linha por linha, o contador apenas revisa, confere e complementa as informações.
Com o uso sistemático da declaração pré-preenchida, é possível reduzir o tempo médio de preenchimento em até 60%. E o melhor: você mantém a precisão dos dados e minimiza o risco de cair na malha fina.
A Confere Leão inclusive oferece integração direta com esse recurso, permitindo buscar as pré-preenchidas em lote, o que aumenta ainda mais a eficiência da operação durante o pico da temporada.
3. Automatize tarefas repetitivas
Tarefas manuais são as grandes vilãs da produtividade contábil. Emitir recibos, organizar documentos, salvar comprovantes, enviar mensagens de acompanhamento, tudo isso consome tempo que poderia ser dedicado à análise e conferência das declarações.
A solução? Automação inteligente.
Hoje, ferramentas como a Confere Leão automatizam diversas etapas do processo, como:
- Geração automática de DARFs;
- Monitoramento de malha fina e restituição;
- Integração com Google Drive e WhatsApp;
- Carteirização personalizada de clientes;
- Análise de caixa e precificação inteligente;
- Painel com status de entrega de todas as declarações.
Essas automações eliminam tarefas operacionais, padronizam os fluxos e permitem que uma mesma equipe consiga atender muito mais clientes sem perda de qualidade.
A tecnologia não substitui o contador, ela libera o tempo dele para o que realmente importa: pensar estrategicamente, revisar as informações e entregar valor ao cliente.
4. Organize os prazos e defina metas de produção
Durante o período do IR, um dos maiores erros dos escritórios é deixar as demandas se acumularem sem planejamento. Isso gera sobrecarga, atraso e aumento da pressão nos últimos dias de entrega.
Por isso, é essencial criar um cronograma de produção com metas semanais e prazos intermediários.
Por exemplo:
- Semana 1: Coleta de documentos da base de clientes;
- Semana 2: Preenchimento e conferência das primeiras 30% das declarações;
- Semana 3: Foco em declarações com rendimentos complexos (aluguéis, investimentos, pró-labore, etc.);
- Semana 4: Revisão geral e fechamento de pendências.
Com esse tipo de organização, a equipe trabalha com foco, previsibilidade e menos estresse.
E se o escritório utiliza a Confere Leão, o painel de gestão facilita a visualização de prazos e status, permitindo acompanhar todo o processo em tempo real e identificar gargalos antes que se tornem problemas.
5. Centralize as informações em um único lugar
Um dos principais fatores que consome tempo em um escritório contábil é a falta de centralização de dados.
Quando os documentos ficam espalhados em e-mails, WhatsApp, planilhas e pastas diferentes, o retrabalho é inevitável. Além disso, há risco de perda de informações e atrasos no envio das declarações.
A dica é simples, mas poderosa: concentre tudo em uma única plataforma.
Com um sistema como o da Confere Leão, todos os dados ficam organizados por cliente, com histórico, documentos anexados, mensagens trocadas e status de cada declaração.
Essa centralização garante rapidez no atendimento, facilita a auditoria interna e torna o processo mais seguro, especialmente no momento de conferência e entrega ao cliente.
6. Treine sua equipe para usar bem a tecnologia
A tecnologia é poderosa, mas seu impacto depende de como a equipe a utiliza.
Por isso, invista algumas horas em treinamentos internos rápidos e objetivos, ensinando cada colaborador a explorar todos os recursos da plataforma.
Mostre como acessar relatórios, buscar informações, importar pré-preenchidas e acompanhar o status dos clientes.
Com uma equipe bem treinada, cada funcionário se torna multiplicador de produtividade, capaz de entregar mais declarações com agilidade e precisão, sem necessidade de aumentar o time.
Conclusão
Entregar mais declarações de IR sem aumentar a equipe é possível, e totalmente viável, quando há organização, automação e uso inteligente da tecnologia.
Com processos padronizados, comunicação centralizada e ferramentas como a Confere Leão, o contador consegue escalar sua operação, atender mais clientes e aumentar o faturamento, sem precisar ampliar a estrutura.
Em vez de trabalhar mais, o segredo está em trabalhar de forma mais inteligente.
Durante a temporada de Imposto de Renda, cada minuto conta. E com a Confere Leão, você ganha velocidade, precisão e controle total sobre o processo, entregando mais declarações, com menos esforço e máxima eficiência.
