O que fazer caso a declaração de IR do cliente entre na malha fina?

A malha fina é um dos maiores temores dos contribuintes durante o período do Imposto de Renda. Quando a declaração do IR cai na malha, significa que há inconsistências, omissões ou erros que exigem análise mais detalhada por parte da Receita Federal. 

Para contadores, é fundamental saber exatamente o que fazer quando a declaração do cliente entra na malha fina, a fim de resolver o problema com agilidade, segurança e sem comprometer a reputação profissional.

Neste artigo, você vai entender o que significa cair na malha fina, quais os principais motivos, como identificar se um cliente foi retido, o que fazer em cada situação e como a tecnologia pode facilitar todo esse processo com mais precisão e menos retrabalho.

O que é a malha fina?

A chamada “malha fina” é, tecnicamente, o processo de retenção da declaração do IRPF pela Receita Federal para uma análise mais detalhada.

A retenção em malha, ocorre quando as informações fornecidas na declaração não batem com os dados que o Fisco já possui por meio de cruzamento eletrônico com instituições financeiras, empresas, operadoras de saúde, cartórios, entre outros.

A malha não significa necessariamente fraude ou sonegação. Muitas vezes, pequenos erros ou omissões inocentes podem gerar essa retenção. No entanto, deixar a situação sem resolução pode resultar em multa, juros e até autuação.

Principais motivos para cair na malha fina

Como contador, é essencial conhecer os motivos mais comuns para a retenção da declaração, pois isso permite orientar melhor seus clientes e evitar problemas futuros. Veja os principais:

• Omissão de rendimentos de dependentes, aluguel, pensão, trabalhos autônomos ou aposentadorias não declaradas corretamente.

• Despesas médicas sem comprovantes ou inconsistentes com a DMED.

• Erro na digitação de valores, principalmente rendimentos tributáveis.

• Incompatibilidade entre os valores informados por fontes pagadoras e os declarados pelo contribuinte.

• Dedução indevida de despesas com educação ou pensão alimentícia.

• Informações divergentes entre titulares e dependentes.

Como saber se a declaração caiu na malha fina?

O primeiro passo é verificar o status da declaração no Portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) da Receita Federal. 

A consulta pode ser feita com o login e senha gov.br ou utilizando o certificado digital do cliente. No extrato da declaração, estarão disponíveis os seguintes status:

• Em processamento: A Receita ainda está avaliando.

• Processada: Foi aceita sem pendências.

• Com pendência: Houve retenção para análise mais detalhada.

• Em fila de restituição: Aprovada e aguardando pagamento.

• Em análise de documentos: Quando o contribuinte já enviou documentação para comprovar os dados.

Ao identificar pendências, a Receita detalha os motivos com clareza, permitindo que o contador atue de forma precisa.

Contudo, a boa notícia é que se você utiliza o Confere Leão, não será preciso fazer esse tipo de consulta manualmente, cliente por cliente. O próprio sistema realiza as consultas no e-CAC e reúne o status das declarações de todos os seus clientes em um único lugar.

O que fazer quando a declaração do cliente está na malha fina?

Agora que você identificou a retenção, é hora de agir. Veja o passo a passo ideal para resolver a situação:

1.Acesse o extrato da declaração

O extrato é o ponto de partida para entender por que a declaração foi retida. No próprio sistema, você verá as pendências apontadas, como rendimentos omitidos, despesas incompatíveis, etc.

2.Avalie se há erro ou inconsistência

Nem sempre o erro é do contribuinte. Pode haver erro da fonte pagadora, como empresas que informam valores incorretos na DIRF. Nesses casos, o ideal é entrar em contato com a fonte para corrigir o problema antes de tomar qualquer atitude junto à Receita.

3.Corrija a declaração, se necessário

Se o erro foi do próprio contribuinte, é possível apresentar uma declaração retificadora, corrigindo os dados. Isso evita multas maiores e, muitas vezes, retira a declaração da malha automaticamente após nova análise.

Importante: A retificação deve ser feita antes da intimação da Receita Federal. Após a intimação, a correção deve ser feita com envio de documentos e justificativas via processo eletrônico.

4.Apresente documentos comprobatórios

Se os dados estiverem corretos e for necessário comprovar as informações, o contador deve reunir os documentos (recibos, contratos, informes de rendimento, notas fiscais) e enviar pelo próprio e-CAC, na opção “Atendimento virtual – Malha Fiscal IRPF”.

5.Acompanhe o processo

Após enviar a retificação ou os documentos, continue acompanhando o processo pelo e-CAC. O status pode mudar para “em análise de documentos”, “processada” ou “com exigência”, indicando a necessidade de mais comprovações.

Malha fina bloqueia o CPF do cliente?

Não. Cair na malha fina não bloqueia o CPF. O CPF do contribuinte permanece regular, a não ser que haja alguma pendência mais grave, como fraude comprovada ou dívida ativa em execução fiscal.

No entanto, é importante orientar o cliente que deixar a situação sem resolver pode gerar autuações, multas de até 75% do valor do imposto devido e restrições para operações com crédito ou financiamentos bancários.

Como a tecnologia da Confere Leão pode ajudar?

Gerenciar dezenas ou centenas de declarações e acompanhar cada uma delas pode ser desgastante. 

Por isso, a Confere Leão oferece uma plataforma completa para monitoramento, gestão e automação de processos relacionados à malha fina.

Confira os principais recursos:

• Monitoramento da situação fiscal dos clientes em tempo real

• Alerta automático de retenções

• Histórico completo de acompanhamento da malha

• Painel de controle com status de cada cliente

• Suporte para envio de retificações e documentos

• Busca de declaração pré-preenchida em lote

• Carteirização e segmentação dos clientes por risco ou valor

Com a Confere Leão, você tem mais agilidade para detectar pendências, evitar erros e manter seu cliente sempre em dia com o Fisco.

Conclusão

Quando uma declaração de IR entra na malha fina, o contador precisa agir com rapidez, estratégia e segurança jurídica. Verificar os motivos, corrigir os dados ou comprovar as informações são passos essenciais para garantir que o contribuinte evite multas e transtornos.

E mais do que isso: ao usar a tecnologia a seu favor, você profissionaliza o atendimento, fideliza clientes e reduz o retrabalho. 

A Confere Leão é a parceira ideal nesse processo, oferecendo uma solução completa para monitoramento de malha fina e otimização das suas entregas.

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